Privacy Policy

The privacy policy has come into effect on April 1, 2018.

The description was last updated on 29.08.2025

Register name:

Navisystem service register

Registrar:

The customer company that has ordered the Navisystem service acts as the data controller.

Register administrator and administrator's contact information:

Navicom Oy is responsible for maintaining and administering the register and operates in accordance with the instructions of the client company.

Navicom Oy, Jösse Sakon katu 8 A 85, 20610 Turku, Company ID: 2275921-0

Navicom Oy's Data Protection Officer:

Tommi Mertsalmi, tommi.mertsalmi@navicom.fi, 045 277 6750

What is personal data used for?

Navicom may use service information for the following purposes:

  • To provide time tracking, access control and vehicle tracking services to customers
  • For service development and testing

If the customer has an interface service in use and has given consent to data export, it is possible to export data to other information systems. Through the interface, data can be exported to, for example, payroll systems, invoicing systems or Vastuu Group Oy services, with the customer's consent.

The client company is responsible for the use of the register. The client company acting as the register controller can choose for which other purposes the service information is used.

What information can be collected?

The register may contain the following information about the controller's employees:

  • name
  • address information
  • Employer's name and address information and Business ID
  • e-mail address
  • telephone number
  • tax number
  • Trump card symbol

In addition, the user's password is stored in the service.

What is the source of the information?

Employees' personal data is received from the client company's contact persons at the beginning of the customer relationship and during it, if it has been agreed with the client that we will add users to the system. The client's administrative users can also add users to the system themselves and supplement user data.

If an access control service is in use and an employee logs in to work using a Valttikortti card, the employee's information is automatically retrieved from Suomen Tilaajavastuu Oy's Veronumero.fi service.

How is the data protected and how is it stored?

The data is stored on a server that meets the requirements of the GDPR regulation. The physical and digital security of the server is ensured in accordance with the GDPR regulation.

How long is the data stored?

The data will be stored at least as long as the data is legally required to be stored (e.g. the Accounting Act). The data controller may also delete the data themselves or request Navicom Oy to delete it.

What rights does the data subject have?

As a registered user, you have the right to:

  • check the personal data in the register
  • receive a copy of the personal data concerning you
  • ask us to correct, update, transfer or delete your information.

Requests regarding the above rights must be sent in writing to the controller. If necessary, the controller may ask the person making the request to provide proof of identity.

The client company is responsible for the implementation of the data subject's rights. The administrator ensures that the data controller has the opportunity to ensure the implementation of the data subject's rights, so that the data controller can, for example, view, correct and delete data if necessary.

Will information be disclosed to third parties?

If the customer has an interface service in use and has given consent to data export, it is possible to export data to other information systems. Through the interface, data can be exported to, for example, payroll systems, invoicing systems or Vastuu Group Oy services, with the customer's consent.

Authorities may require the registry administrator (Navicom Oy) to disclose information. Navicom may disclose information to authorities upon order or request of the authorities.

Can this privacy policy be modified?

We reserve the right to change this privacy policy, for example due to changes in legislation. It is possible to check the last update date in this document. The customer accepts the changes by continuing to use the service.

I have questions regarding these matters, who can I contact?

myynti@navicom.fi

Privacy policy (customer and marketing register)

The privacy policy has come into effect on April 1, 2018.

Seloste on päivitetty viimeksi 10.08.2026.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Navicom Oy käsittelee henkilötietoja asiakkuuksiin, yhteydenottoihin, markkinointiin, rekrytointiin, verkkosivuston käyttöön sekä palveluiden tuottamiseen liittyen.

Navicom Oy käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön sekä hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Navicom Oy

Y-tunnus: 2275921-0
Osoite: Jösse Sakon katu 8 A 85, 20610 Turku, Suomi
Verkkosivusto: https://navicom.fi
Sähköposti: tuki@navicom.fi
Puhelin: 010 212 0040

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Tommi Mertsalmi

Tietosuoja-asioihin liittyvät yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen: tuki@navicom.fi

Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

2. Rekisterin nimi

Asiakas-, markkinointi- ja rekrytointirekisteri

Rekisterin nimi kuvaa niitä henkilötietojen käsittelyn kokonaisuuksia, joita tässä selosteessa käsitellään. Rekisteriin kuuluvat erityisesti asiakkuuksiin, yhteydenottoihin, markkinointiin, verkkosivuston käyttöön ja rekrytointiin liittyvät henkilötiedot.

3. Rekisterinpitäjän toiminta

Navicom Oy tarjoaa kulunvalvontaan, työajanseurantaan, palkkatulkintaan ja ajoneuvoseurantaan liittyviä tuotteita ja palveluita.

Henkilötietojen käsittely liittyy Navicom Oy:n liiketoimintaan, asiakassuhteiden hoitamiseen, palveluiden tarjoamiseen, myyntiin, markkinointiin, asiakasviestintään, verkkosivuston käyttöön ja rekrytointiin.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:

Asiakassuhteiden hoitaminen, tilausten hallinta, käsittely ja toimitukset, verkkokaupan ja muiden palveluiden toteuttaminen, asiakaspalvelu ja tekninen tuki sekä ajanvarausten tai muiden varausten käsittely
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisteröidyn pyynnöstä toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin.

Yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin ja palautteisiin vastaaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn pyynnöstä toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun silloin, kun yhteydenotto ei liity sopimuksen valmisteluun.

Asiakasviestintä sekä toiminnan ja palveluiden kehittäminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun silloin, kun käsittely on tarpeen liiketoiminnan harjoittamiseksi, palveluiden laadun parantamiseksi ja asiakassuhteiden asianmukaiseksi hoitamiseksi.

Markkinointi ja myynti
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun siltä osin kuin kyse on tavanomaisesta asiakas- tai B2B-viestinnästä. Siltä osin kuin kyse on sähköisestä suoramarkkinoinnista tai muusta käsittelystä, joka edellyttää suostumusta, käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Uutiskirjeiden lähettäminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Rekrytointi ja työhakemusten käsittely
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn pyynnöstä toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin. Rekrytointiprosessin hallinnointiin liittyvä käsittely voi perustua myös rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Verkkosivuston käytön analysointi, kuten kävijämäärien seuraaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen silloin, kun analytiikka perustuu evästeisiin tai muihin seurantateknologioihin.

Verkkosivuston ja palveluiden kehittäminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun silloin, kun kehittäminen perustuu omaan palvelu- ja toimintaprosessien parantamiseen eikä nojaa suostumukseen perustuviin evästeisiin tai muihin seurantateknologioihin.

Verkkosivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon ja viranomaisvelvoitteiden, hoitaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 6, GDPR Art. 13(1)(c), GDPR Art. 14(1)(c)

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

  • name
  • e-mail address
  • telephone number
  • yrityksen nimi
  • tehtävänimike tai rooli yrityksessä
  • yhteydenoton, tarjouspyynnön, palautteen tai avoimen viestin sisältö
  • tilaukseen, toimitukseen ja asiakkuuteen liittyvät tiedot
  • laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot
  • ajanvaraukseen tai muuhun varaukseen liittyvät tiedot
  • uutiskirjeen tilaukseen ja markkinointiviestintään liittyvät tiedot
  • rekrytoinnin yhteydessä annetut tiedot, kuten CV, hakemus ja muut hakijan itse toimittamat tiedot
  • verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintiedot, laitetiedot, lokitiedot, evästetiedot ja sivuston käyttöä koskevat tiedot
  • muut henkilön itse Navicom Oy:lle antamat tiedot

Emme lähtökohtaisesti kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, uskonnollista vakaumusta tai poliittisia mielipiteitä, ellei henkilö itse toimita tällaisia tietoja esimerkiksi avoimen viestikentän tai rekrytointiaineiston kautta.

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 5(1)(c)

6. Tietolähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään esimerkiksi silloin, kun hän:

  • ottaa yhteyttä Navicom Oy:hyn
  • jättää yhteystiedot, tarjouspyynnön tai yhteydenottopyynnön
  • tekee tilauksen verkkosivustolla tai muussa palvelukanavassa
  • käyttää Navicom Oy:n palveluita
  • tilaa uutiskirjeen
  • antaa palautetta
  • lataa esitteen tai muun aineiston sähköpostiosoitetta vastaan
  • lähettää CV:n, työhakemuksen tai muita rekrytointiin liittyviä tietoja
  • varaa ajan, palvelun tai muun varauksen
  • käyttää Navicom Oy:n verkkosivustoa

Lisäksi verkkosivuston käytöstä voi syntyä teknisiä tietoja esimerkiksi evästeiden, analytiikan ja palvelimen lokitietojen kautta.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 13 ja GDPR Art. 14

7. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Navicom Oy voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä luotettavia palveluntarjoajia ja järjestelmiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Navicom Oy:n puolesta.

Tällaisia palveluita voivat olla esimerkiksi:

  • asiakkuudenhallinnan ja markkinoinnin järjestelmät, kuten HubSpot
  • sähköposti-, tiedosto- ja toimistotyökalut, kuten Microsoft 365
  • verkkosivuston, lomakkeiden, analytiikan, maksamisen tai teknisen ylläpidon palveluntarjoajat
  • laskutukseen, maksuihin, kirjanpitoon tai toimituksiin liittyvät palveluntarjoajat
  • rekrytoinnin käsittelyyn käytettävät palvelut, mikäli sellaisia käytetään

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain Navicom Oy:n lukuun ja ohjeiden mukaisesti siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen edellyttää.

Navicom Oy käyttää HubSpotia ja Microsoft 365:tä. Nämä palvelut voivat käsitellä henkilötietoja Navicom Oy:n puolesta.

Pyrimme säilyttämään henkilötietojen käsittelyn EU/ETA-alueella aina, kun se on mahdollista. Käyttämämme palveluntarjoajat voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja tai mahdollistaa pääsyn niihin EU/ETA-alueen ulkopuolelta. Tällöin Navicom Oy huolehtii siitä, että siirroille on tietosuojalainsäädännön edellyttämä peruste ja asianmukaiset suojatoimet.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 13(1)(e), GDPR Art. 13(1)(f), GDPR Art. 14(1)(e), GDPR Art. 14(1)(f), GDPR Art. 28

8. Säilytysajat

Navicom Oy säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi.

Säilytysajat määräytyvät esimerkiksi seuraavasti:

  • Asiakas- ja tilaustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen sopimusvastuiden, reklamaatioiden, asiakaspalvelun, laskutuksen, kirjanpidon tai muiden lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.
  • Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
  • Markkinointiin ja uutiskirjeisiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilöllä on voimassa oleva markkinointilupa tai niin kauan kuin käsittelylle on muu soveltuva peruste. Henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tai vastustaa markkinointia.
  • Yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin ja palautteisiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely ja siihen liittyvä mahdollinen jatkoviestintä edellyttävät.
  • Rekrytointiin liittyviä tietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan ja sen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeen mahdollisten jatkotoimenpiteiden, oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
  • Verkkosivuston teknisiä ja analytiikkaan liittyviä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen sivuston toimivuuden, tietoturvan, analytiikan ja palvelun kehittämisen kannalta.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan säännöllisesti.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 5(1)(e), GDPR Art. 13(2)(a), GDPR Art. 14(2)(a)

9. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä (12, 13 ja 14 artikla)
  • saada pääsy omiin henkilötietoihinsa (15 artikla)
  • pyytää tietojen oikaisua (16 artikla)
  • pyytää tietojen poistamista tietyissä tilanteissa (17 artikla)
  • rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa (18 artikla)
  • vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa (21 artikla)
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa (20 artikla)
  • peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen (7 artikla)
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 artikla)

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen:

tuki@navicom.fi

Navicom Oy vastaa pyyntöihin tietosuojalainsäädännön edellyttämässä ajassa (12(3) artikla).

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimisto: tietosuoja.fi

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 77

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Navicom Oy ei käytä henkilötietoja sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 13(2)(f), GDPR Art. 14(2)(g), GDPR Art. 22

12. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä Navicom Oy:hyn sähköpostitse.

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Tommi Mertsalmi

Sähköposti: tuki@navicom.fi

13. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka

Navicom Oy:n verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston toiminnan varmistamiseen, käyttökokemuksen parantamiseen, analytiikkaan ja markkinoinnin kehittämiseen.

Välttämättömät evästeet mahdollistavat verkkosivuston teknisen toiminnan. Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytetään vain soveltuvan oikeusperusteen mukaisesti, esimerkiksi käyttäjän suostumuksella.

Kävijä voi hallita evästeasetuksiaan verkkosivuston evästeasetusten tai selaimen asetusten kautta.

14. Henkilötietojen suojaaminen

Navicom Oy suojaa henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille henkilöille ja palveluntarjoajille, joilla on työtehtäviensä tai palvelun tuottamisen vuoksi tarve käsitellä tietoja.

Henkilötietojen suojaamisessa voidaan käyttää esimerkiksi käyttöoikeuksien hallintaa, salasanasuojausta, järjestelmien teknisiä suojauskeinoja, tietoturvakäytäntöjä ja muita henkilötietojen suojaamista tukevia menettelyjä.

15. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Navicom Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi palveluiden, verkkosivuston, käytettyjen järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta on saatavilla tällä verkkosivulla.

 

About cookies

Cookies are small text files that a browser can store on a visitor's device. They can be used to uniquely identify the browser.

When you visit Navicom.fi, you will automatically receive a notification that allows you to accept or block the use of cookies. We use cookies on Navicom.fi to improve the user experience of our website, analyze visitors, and customize content and advertisements. You can also block the use of cookies separately in your browser settings. Most browsers allow cookies by default. Please note that blocking cookies may affect your experience of using the website.

Our online service uses cookies from the following services:

  • Google Analytics
  • Google AdWords
  • Hubspot