Tuntikirjanpito ja palkanmaksu on yritykselle pakollinen tehtävä, mutta miten sitä voidaan tehostaa? Parhaiten näiden tehostaminen onnistuu sähköisen työajanseurannan ja TES-tulkintojen yhdistelmällä. Hyvin toteutettuna tämä yhdistelmä säästää paljon työtunteja ja minimoi palkanlaskentaan liittyvät riskit. Kustannustehokkaalla toteutuksella voidaan siis todella säästää paljon rahaa ja taata oikeudenmukainen palkanlaskenta.
Kannattaisiko yrityksenne harkita työajanseurannan TES-tulkintatoteutusta? Jatka lukemista!
Kevyet TES-tulkinnat
Pienemmissä, noin 5–15 hengen yrityksissä ei aina ole tarpeellista tai järkevää toteuttaa täysiä työehtosopimuksen (TES) mukaisia automaattisia palkkatulkintoja. Monesti kevyempi ja edullisempi ratkaisu riittää, sillä kaikki TES-tulkinnat eivät ole yhtä olennaisia yrityksen arjen kannalta.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että harvinaisemmat erikoistilanteet voidaan jättää automatisoinnin ulkopuolelle. Sen sijaan tilitoimisto voi lisätä nämä tarvittaessa käsin, mikä vähentää järjestelmän monimutkaisuutta ja tuo kustannussäästöjä. Näin palkkaprosessi pysyy sujuvana ilman tarpeettoman raskaita järjestelmäinvestointeja.
Mitä tarkoitetaan työajanseurannan TES-tulkinnoilla?
Moderneihin työajanseurantapalveluihin sisältyy mahdollisuus ottaa käyttöön TES-tulkintoja. TES-tulkintojen tarkoituksena on automatisoida palkanlaskentaan liittyvää rutiinimaista käsityötä.
Käytännössä TES-tulkinnat ovat kokoelma palkkasääntöjä, joiden mukaisesti työntekijän tekemistä työmerkinnöistä muodostuu palkanlaskentaan soveltuva palkka-aineisto. Määritettyjen sääntöjen avulla palvelu erottelee automaattisesti esimerkiksi ylityö-, ilta- ja viikonloppulisät sekä liukumasaldon. Laskennassa voidaan huomioida myös esimerkiksi arkipyhät, sunnuntait, viikkolepokorvaukset, hälytysrahat ja päivystykset.
TES-tulkinnat määritetään aina yrityskohtaisesti ottamaan huomioon TES-vaatimukset, yrityksen omat käytännöt ja paikalliset sopimukset. Kun palkkasäännöt on kerran määritetty palveluun, tapahtuu käsittely sen jälkeen automaattisesti.
Miksi TES-tulkinnat määritetään aina yrityskohtaisesti?
Monet luulevat, että palkat maksetaan tietyllä sapluunalla työehtosopimuksen mukaisesti ja TES-tulkinnat vain aktivoidaan käyttöön. Asia on kuitenkin hieman monimutkaisempi. TES-tulkinnat sisältävät nimensä mukaisesti jonkin verran tulkintaa ja liikkumavaraa. Sisältöä tulkitaan siis eri yrityksissä hieman eri tavoin ja joissain tapauksissa TES tarjoaa myös yhdelle asialle erilaisia vaihtoehtoja, joista voi valita sopivimman. Tämän vuoksi palkkasääntöjä ei voida sellaisenaan suoraan kopioida yritykseltä toiselle, vaan ne pitää aina sovittaa yrityksen käytäntöihin.
Mitä hyötyä työajanseurannan TES-tulkinnoista on?
Palkanlaskentaan liittyvät työtehtävät vievät monissa yrityksissä runsaasti aikaa, mutta näin ei kuitenkaan tarvitsisi välttämättä olla. Esihenkilöiden, HR:n ja palkanlaskijoiden tehtäväksi jää tuntien tarkastaminen ja kopioiminen tuntilapuilta sekä erilaisten lisien laskeminen käsin, mikä vie paljon aikaa. Virheet palkanlaskennassa voivat tulla kalliiksi.
TES-tulkintojen hyödyt:
TES-toteutuksen avulla voidaan estää palkanlaskijan tai HR-henkilöstön vaihtumisesta johtuvat mahdolliset ongelmat:
Milloin kannattaa ottaa TES-tulkinnat käyttöön?
TES-tulkintojen käyttöönottoa kannattaa harkita yrityksessä erityisesti jos:
Tällaisissa yrityksissä TES-tulkintojen käyttöönotosta on kaikkein eniten hyötyä, koska se säästää paljon työaikaa ja vähentää tehokkaasti virheitä.
Voiko palkkasääntöjen toteutuksen yhteydessä ottaa käyttöön liukumat?
Liukumat määritetään yleensä samassa yhteydessä palkkasääntöjen kanssa, sillä liukumien laskenta edellyttää palkkasääntöjen määrittelyä. Esimerkiksi lomat, poissaolot ja arkipyhät vaikuttavat liukumien laskentaan, joten ne tulee ottaa huomioon palkkasäännöissä. Liukumia voidaan myös käyttää rinnakkain ylitöiden kanssa, jolloin järjestelmässä valitaan, kumpiin työtunteihin ne lasketaan.
Miten TES-tulkitut työtiedot siirretään palkanlaskentaan?
Valmiiksi TES-tulkittu palkka-aineisto voidaan siirtää rajapinnan kautta palkanlaskentaohjelmistoon. Yleensä palkanlaskuohjelmistot tukevat tiedonsiirtoa muista järjestelmistä. Tiedonsiirtoon on useita eri tapoja:
Navicom Oy on työajanseurannan ja palkkakäsittelyn kotimainen asiantuntija
Mihin kaikkeen palkkatulkinta taipuu?
Palkkasäännöissä voidaan ottaa huomioon muun muassa seuraavat asiat:
Lisäksi voidaan ottaa huomioon erikoistapauksia kuten:
Millainen on TES-tulkintojen käyttöönottoprosessi?
Yleensä käyttöönottoprosessi etenee näin:
- Asiakas/tilitoimisto ottaa meihin yhteyttä. Teemme alkukartoituksen tarvittavista palkkasäännöistä. Tässä vaiheessa voidaan antaa alustava hinta- ja aikatauluarvio.
- Asiakas/tilitoimisto toimittaa tarvittavat tiedot palkkasäännöistä, palkkalajeista (palkkalajin numeroineen), työntekijäryhmistä ja mahdollisista erikoistapauksista.
- Tarvittaessa otamme yhteyttä lisäkysymyksillä, ja voimme järjestää myös Teams-tapaamisen.
- Annamme tarkennetun hinta- ja aikataulu arvion toteutuksen suunnittelulle.
- Asiakas tekee tilauksen, ja me aloitamme toteutuksen.
- Säännöt ovat valmiina testattavaksi.
- Hyväksyntätestauksen jälkeen palkat voidaan alkaa maksaa TES-tulkintojen kautta.
Esihenkilöiden ja/tai palkanlaskennan tulee tarkistaa työmerkinnät ennen niiden siirtämistä palkanlaskentaan. Mikäli käytännöissä tai TES:ssä tapahtuu muutoksia, palkanlaskentaan tehdään tarvittaessa päivityksiä.
Mitä palkkarajapintoja palvelumme tarjoaa?
Palvelusta löytyy valmiiksi toteutetut rajapinnat yleisimpiin palkkaohjelmistoihin. Lista tuetuista ohjelmistoista:
Kysy lisää myynnistämme, jos käyttämäsi ohjelmisto ei löydy listasta. Mikäli palkkaohjelmisto tukee tietovientiä ylipäänsä, on rajapintatoteutus yleensä mahdollinen.
Haluatko saada tarjouksen palkkatulkinnoista? Käydään yhdessä läpi yrityksenne tarpeet.
