Monessa yrityksessä työajanseuranta on jo hyvin hallinnassa, mutta ajoneuvojen käyttö ja siitä syntyvät kustannukset jäävät edelleen erilliseksi kokonaisuudeksi. Työtunnit voidaan kohdistaa tarkasti oikeille projekteille, mutta ilman ajoneuvoseurannan ja työajanseurannan välistä yhteyttä ajoneuvojen kilometrien ja käyttötuntien kohdistaminen projekteille voi jäädä manuaalisen työn tai arvioiden varaan. Tällöin projektin kokonaiskustannuksista puuttuu olennainen osa, mikä voi vääristää sekä kannattavuuslaskentaa että projektien välistä vertailua. Mitä enemmän yrityksellä on liikkuvaa henkilöstöä, ajoneuvoja ja samanaikaisia työmaita, sitä vaikeammaksi kustannusten luotettava kohdistaminen muuttuu ilman työajanseurannan ja ajoneuvoseurannan välistä yhteyttä.
Perusta analyysi todelliseen käyttödataan
Yksi suurimmista hyödyistä syntyy siitä, että ajoneuvojen käyttö voidaan liittää suoraan projektien kustannusseurantaan. Kun työntekijä leimaa itsensä Navisystemissä ajoneuvolle ja projektille, ajoneuvon käytöstä syntyvät tiedot voidaan kohdistaa automaattisesti oikeaan paikkaan. Ajoneuvon käyttö voidaan kirjata yleiskustannuksiin tai kohdistaa suoraan projektille, ja myös ajetut kilometrit voidaan liittää automaattisesti oikealle projektille.
Näin kustannusten kohdistaminen perustuu toteutuneeseen käyttödataan manuaalisten kirjausten ja jälkikäteen tehtävien arvioiden sijaan. Virheiden riski pienenee, raportointi tarkentuu ja yritys säilyttää selkeän kontrollin siitä, miten ajoneuvojen kustannukset jakautuvat eri projekteille.
Johdolle tämä tarkoittaa realistisempaa ja ajantasaisempaa näkymää projektien todellisiin kustannuksiin sekä siihen, miten kaluston käyttö jakautuu eri kohteisiin. Luotettava käyttödata parantaa katelaskennan tarkkuutta, vahvistaa laskutuksen perusteita ja tukee päätöksentekoa esimerkiksi hinnoittelussa, resurssien kohdentamisessa ja kalustotarpeiden arvioinnissa.
Kaluston käyttö – missä syntyy hukkaa ja missä pullonkaula
Ajantasainen näkymä kaluston ja henkilöstön käyttöön auttaa tunnistamaan nopeasti, missä resurssit ovat tehokkaassa käytössä ja missä syntyy hukkaa tai pullonkauloja. Samasta järjestelmästä voidaan nähdä:
- missä ajoneuvot ja työntekijät ovat
- miten kaluston käyttö jakautuu eri projekteille
- kuinka tehokkaasti nykyinen kapasiteetti on käytössä
- missä projekteissa tai kohteissa resursseja tarvitaan lisää
Ilman yhtenäistä tilannekuvaa työnjohto joutuu helposti selvittämään erikseen, kuka työntekijöistä on vapaana, missä hän sijaitsee ja mikä ajoneuvo on käytettävissä seuraavaan toimeksiantoon. Kun työntekijöiden ja ajoneuvojen sijainnit, työtehtävät sekä etäisyydet seuraaville kohteille näkyvät samassa karttanäkymässä, sopivin resurssi voidaan ohjata tehtävään nopeasti ilman ylimääräisiä puheluita ja selvittelyä.
Samalla työnjohto saa paremman kokonaiskuvan kaluston todellisesta käyttöasteesta. Jos osa ajoneuvoista on jatkuvasti vajaakäytöllä samalla kun toisissa kohteissa kapasiteetti on tiukilla, tieto auttaa tasapainottamaan resurssien käyttöä ja suunnittelemaan tulevia kalustotarpeita. Näin myös investointipäätökset voidaan perustaa toteutuneeseen käyttödataan arvioiden sijaan.
Kun työntekijä, ajoneuvo ja projekti yhdistyvät samaan järjestelmään, muuttuvatkin tilanteet pysyvät hallinnassa. Työmaiden vaihtuessa, kaluston liikkuessa ja henkilöstön työskennellessä useissa kohteissa työnjohdolla säilyy ajantasainen näkymä siihen, missä resurssit ovat ja miten niitä kannattaa käyttää seuraavaksi.
Millaisille yrityksille ratkaisu sopii parhaiten?
- useita samanaikaisia työmaita tai asiakaskohteita
- liikkuvaa henkilöstöä ja ajoneuvokalustoa
- omien työntekijöiden lisäksi aliurakoitsijoita
- tarve kohdistaa työ- ja ajoneuvokustannukset tarkasti projekteille
- tarve seurata toimintaa ja resurssien käyttöä reaaliaikaisesti
Ratkaisu toimii tehokkaimmin, kun työajanseuranta ja ajoneuvoseuranta muodostavat yhden yhtenäisen kokonaisuuden. Kun työaika-, ajoneuvo- ja projektitiedot perustuvat samaan ajantasaiseen dataan, raportointi pysyy johdonmukaisena, manuaalisen työn tarve vähenee ja tieto siirtyy sujuvasti kentältä työnjohdon, kustannusseurannan ja laskutuksen käyttöön.
Yksi järjestelmä, joka oikeasti toimii yhdessä
Työajanseurannan ja ajoneuvoseurannan yhdistämisen suurin hyöty syntyy siitä, ettei tietoa tarvitse enää kerätä, yhdistellä ja tarkistaa useista eri lähteistä. Työntekijä, ajoneuvo, työaika ja projekti muodostavat saman tietoketjun, jolloin kentällä syntyvä tieto voidaan hyödyntää suoraan työnjohdossa, raportoinnissa, kustannusten kohdistamisessa, palkkahallinnossa ja laskutuksen tukena.
Järjestelmässä:
- ajotiedot yhdistyvät oikeaan ajoneuvoon ja kuljettajaan
- kilometrit ja käyttötunnit voidaan kohdistaa oikeille projekteille
- työaika-, projekti- ja ajoneuvotiedot muodostavat yhtenäisen raportointipohjan
- kentältä kerätty tieto voidaan hyödyntää palkkahallinnon ja laskutuksen tukena
Tavoitteena ei siis ole tuoda yritykseen jälleen yhtä erillistä järjestelmää, vaan yhdistää jo arjessa syntyvä tieto tavalla, joka vähentää manuaalista työtä ja antaa paremman kokonaiskuvan toiminnasta.
Varaa 30 minuutin esittely asiantuntijaltamme ja katso käytännössä, miten ajoneuvoseuranta voidaan yhdistää osaksi työajanseurantaa ja projektien kustannusseurantaa.
