Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste on tullut voimaan 01.04.2018.

Seloste on päivitetty viimeksi 29.08.2025

Rekisterin nimi:

Navisystem-palvelun rekisteri

Rekisterinpitäjä:

Navisystem-palvelun tilannut asiakasyritys toimii itse rekisterinpitäjänä.

Rekisterin ylläpitäjä ja ylläpitäjän yhteystiedot:

Navicom Oy vastaa rekisterin ylläpidosta ja hallinnoinnista ja toimii asiakasyrityksen ohjeiden mukaisesti.

Navicom Oy, Jösse Sakon katu 8 A 85, 20610 Turku, Y-tunnus: 2275921-0

Navicom Oy:n tietosuojavastaava:

Tommi Mertsalmi, tommi.mertsalmi@navicom.fi, 045 277 6750

Mihin henkilötietoja käytetään?

Navicom voi käyttää palvelun tietoja seuraaviin tarkoituksiin

  • Työajanseuranta-, kulunvalvonta- ja ajoneuvoseurantapalveluiden tarjoamiseen asiakkaille
  • Palvelun kehittämiseen ja testaukseen

Mikäli asiakkaalla on käytössä rajapintapalvelu ja asiakas on antanut suostumuksensa tietojen vientiin, tietoja on mahdollista viedä muihin tietojärjestelmiin. Rajapinnan kautta tietoja voidaan asiakkaan suostumuksesta viedä esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmiin, laskutusjärjestelmiin tai Vastuu Group Oy:n palveluihin.

Asiakasyritys vastaa rekisterin käytöstä. Rekisterinpitäjänä toimiva asiakasyritys voi itse valita mihin muihin tarkoituksiin palvelun tietoja käytetään.

Mitä tietoja voidaan kerätä?

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja rekisterinpitäjän työntekijöistä:

  • nimi
  • osoitetiedot
  • työnantajan nimi ja osoitetiedot sekä Y-tunnus
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • veronumero
  • Valttikortin tunnus

Lisäksi palveluun tallennetaan käyttäjän salasana.

Mikä on tietojen lähde?

Työntekijöiden henkilötietoja vastaanotetaan asiakasyrityksen yhteyshenkilöiltä asiakassuhteen alkaessa ja sen aikana, mikäli asiakkaan kanssa on sovittu, että lisäämme käyttäjät järjestelmään. Asiakkaan hallintokäyttäjät voivat myös itse lisätä käyttäjiä järjestelmään ja täydentää käyttäjätietoja.

Mikäli käytössä on kulunvalvontapalvelu ja työntekijä kirjautuu Valttikortin avulla töihin, työntekijän tiedot haetaan automaattisesti Suomen Tilaajavastuu Oy:n Veronumero.fi-palvelusta.

Miten tiedot on suojattu ja miten niitä säilytetään?

Tiedot on tallennettu GDPR asetuksen vaatimukset täyttävällä palvelimella. Palvelimen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan GDPR asetuksen mukaisilla tavoilla.

Kuinka pitkään tiedot säilytetään?

Tietoja säilytetään vähintään niin pitkään kuin lakisääteisesti kyseistä tietoa velvoitetaan säilyttämään (esim. kirjanpitolaki). Rekisterinpitäjä voi myös itse poistaa tiedot tai pyytää Navicom Oy:tä poistamaan ne.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus:

  • tarkistaa rekisterin henkilötiedot
  • saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
  • pyytää meiltä tietojen korjaamista, päivittämistä, siirtämistä tai poistamista.

Edellä olevia oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittänyttä henkilöä esittämään henkilöllisyystodistuksen.

Asiakasyritys on vastuussa rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta. Ylläpitäjä huolehtii, että rekisterinpitäjällä on mahdollisuudet huolehtia rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta, jotta rekisterinpitäjä voi tarvittaessa esimerkiksi tarkastella, korjata ja poistaa tietoja.

Luovutetaanko tietoja kolmansille osapuolille?

Mikäli asiakkaalla on käytössä rajapintapalvelu ja asiakas on antanut suostumuksensa tietojen vientiin, tietoja on mahdollista viedä muihin tietojärjestelmiin. Rajapinnan kautta tietoja voidaan asiakkaan suostumuksesta viedä esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmiin, laskutusjärjestelmiin tai Vastuu Group Oy:n palveluihin.

Viranomaiset voivat vaatia rekisterin ylläpitäjää (Navicom Oy) luovuttamaan tietoja. Navicom voi luovuttaa tietoja viranomaisille viranomaisen määräyksestä tai vaatimuksesta.

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muokata?

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muutosten vuoksi. Tästä dokumentista on mahdollista tarkistaa viimeinen päivityspäivämäärä. Asiakas hyväksyy muutokset jatkamalla palvelun käyttöä.

Minulla on kysyttävää näihin asioihin liittyen, mihin voin ottaa yhteyttä?

myynti@navicom.fi

Tietosuojaseloste (asiakas- ja markkinointirekisteri)

Tietosuojaseloste on tullut voimaan 01.04.2018.

Seloste on päivitetty viimeksi 10.08.2026.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Navicom Oy käsittelee henkilötietoja asiakkuuksiin, yhteydenottoihin, markkinointiin, rekrytointiin, verkkosivuston käyttöön sekä palveluiden tuottamiseen liittyen.

Navicom Oy käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön sekä hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Navicom Oy

Y-tunnus: 2275921-0
Osoite: Jösse Sakon katu 8 A 85, 20610 Turku, Suomi
Verkkosivusto: https://navicom.fi
Sähköposti: tuki@navicom.fi
Puhelin: 010 212 0040

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Tommi Mertsalmi

Tietosuoja-asioihin liittyvät yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen: tuki@navicom.fi

Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

2. Rekisterin nimi

Asiakas-, markkinointi- ja rekrytointirekisteri

Rekisterin nimi kuvaa niitä henkilötietojen käsittelyn kokonaisuuksia, joita tässä selosteessa käsitellään. Rekisteriin kuuluvat erityisesti asiakkuuksiin, yhteydenottoihin, markkinointiin, verkkosivuston käyttöön ja rekrytointiin liittyvät henkilötiedot.

3. Rekisterinpitäjän toiminta

Navicom Oy tarjoaa kulunvalvontaan, työajanseurantaan, palkkatulkintaan ja ajoneuvoseurantaan liittyviä tuotteita ja palveluita.

Henkilötietojen käsittely liittyy Navicom Oy:n liiketoimintaan, asiakassuhteiden hoitamiseen, palveluiden tarjoamiseen, myyntiin, markkinointiin, asiakasviestintään, verkkosivuston käyttöön ja rekrytointiin.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:

Asiakassuhteiden hoitaminen, tilausten hallinta, käsittely ja toimitukset, verkkokaupan ja muiden palveluiden toteuttaminen, asiakaspalvelu ja tekninen tuki sekä ajanvarausten tai muiden varausten käsittely
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisteröidyn pyynnöstä toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin.

Yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin ja palautteisiin vastaaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn pyynnöstä toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun silloin, kun yhteydenotto ei liity sopimuksen valmisteluun.

Asiakasviestintä sekä toiminnan ja palveluiden kehittäminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun silloin, kun käsittely on tarpeen liiketoiminnan harjoittamiseksi, palveluiden laadun parantamiseksi ja asiakassuhteiden asianmukaiseksi hoitamiseksi.

Markkinointi ja myynti
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun siltä osin kuin kyse on tavanomaisesta asiakas- tai B2B-viestinnästä. Siltä osin kuin kyse on sähköisestä suoramarkkinoinnista tai muusta käsittelystä, joka edellyttää suostumusta, käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Uutiskirjeiden lähettäminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Rekrytointi ja työhakemusten käsittely
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn pyynnöstä toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin. Rekrytointiprosessin hallinnointiin liittyvä käsittely voi perustua myös rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Verkkosivuston käytön analysointi, kuten kävijämäärien seuraaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen silloin, kun analytiikka perustuu evästeisiin tai muihin seurantateknologioihin.

Verkkosivuston ja palveluiden kehittäminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun silloin, kun kehittäminen perustuu omaan palvelu- ja toimintaprosessien parantamiseen eikä nojaa suostumukseen perustuviin evästeisiin tai muihin seurantateknologioihin.

Verkkosivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon ja viranomaisvelvoitteiden, hoitaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 6, GDPR Art. 13(1)(c), GDPR Art. 14(1)(c)

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • yrityksen nimi
  • tehtävänimike tai rooli yrityksessä
  • yhteydenoton, tarjouspyynnön, palautteen tai avoimen viestin sisältö
  • tilaukseen, toimitukseen ja asiakkuuteen liittyvät tiedot
  • laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot
  • ajanvaraukseen tai muuhun varaukseen liittyvät tiedot
  • uutiskirjeen tilaukseen ja markkinointiviestintään liittyvät tiedot
  • rekrytoinnin yhteydessä annetut tiedot, kuten CV, hakemus ja muut hakijan itse toimittamat tiedot
  • verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintiedot, laitetiedot, lokitiedot, evästetiedot ja sivuston käyttöä koskevat tiedot
  • muut henkilön itse Navicom Oy:lle antamat tiedot

Emme lähtökohtaisesti kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, uskonnollista vakaumusta tai poliittisia mielipiteitä, ellei henkilö itse toimita tällaisia tietoja esimerkiksi avoimen viestikentän tai rekrytointiaineiston kautta.

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 5(1)(c)

6. Tietolähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään esimerkiksi silloin, kun hän:

  • ottaa yhteyttä Navicom Oy:hyn
  • jättää yhteystiedot, tarjouspyynnön tai yhteydenottopyynnön
  • tekee tilauksen verkkosivustolla tai muussa palvelukanavassa
  • käyttää Navicom Oy:n palveluita
  • tilaa uutiskirjeen
  • antaa palautetta
  • lataa esitteen tai muun aineiston sähköpostiosoitetta vastaan
  • lähettää CV:n, työhakemuksen tai muita rekrytointiin liittyviä tietoja
  • varaa ajan, palvelun tai muun varauksen
  • käyttää Navicom Oy:n verkkosivustoa

Lisäksi verkkosivuston käytöstä voi syntyä teknisiä tietoja esimerkiksi evästeiden, analytiikan ja palvelimen lokitietojen kautta.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 13 ja GDPR Art. 14

7. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Navicom Oy voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä luotettavia palveluntarjoajia ja järjestelmiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Navicom Oy:n puolesta.

Tällaisia palveluita voivat olla esimerkiksi:

  • asiakkuudenhallinnan ja markkinoinnin järjestelmät, kuten HubSpot
  • sähköposti-, tiedosto- ja toimistotyökalut, kuten Microsoft 365
  • verkkosivuston, lomakkeiden, analytiikan, maksamisen tai teknisen ylläpidon palveluntarjoajat
  • laskutukseen, maksuihin, kirjanpitoon tai toimituksiin liittyvät palveluntarjoajat
  • rekrytoinnin käsittelyyn käytettävät palvelut, mikäli sellaisia käytetään

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain Navicom Oy:n lukuun ja ohjeiden mukaisesti siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen edellyttää.

Navicom Oy käyttää HubSpotia ja Microsoft 365:tä. Nämä palvelut voivat käsitellä henkilötietoja Navicom Oy:n puolesta.

Pyrimme säilyttämään henkilötietojen käsittelyn EU/ETA-alueella aina, kun se on mahdollista. Käyttämämme palveluntarjoajat voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja tai mahdollistaa pääsyn niihin EU/ETA-alueen ulkopuolelta. Tällöin Navicom Oy huolehtii siitä, että siirroille on tietosuojalainsäädännön edellyttämä peruste ja asianmukaiset suojatoimet.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 13(1)(e), GDPR Art. 13(1)(f), GDPR Art. 14(1)(e), GDPR Art. 14(1)(f), GDPR Art. 28

8. Säilytysajat

Navicom Oy säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi.

Säilytysajat määräytyvät esimerkiksi seuraavasti:

  • Asiakas- ja tilaustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen sopimusvastuiden, reklamaatioiden, asiakaspalvelun, laskutuksen, kirjanpidon tai muiden lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.
  • Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
  • Markkinointiin ja uutiskirjeisiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilöllä on voimassa oleva markkinointilupa tai niin kauan kuin käsittelylle on muu soveltuva peruste. Henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tai vastustaa markkinointia.
  • Yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin ja palautteisiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely ja siihen liittyvä mahdollinen jatkoviestintä edellyttävät.
  • Rekrytointiin liittyviä tietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan ja sen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeen mahdollisten jatkotoimenpiteiden, oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
  • Verkkosivuston teknisiä ja analytiikkaan liittyviä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen sivuston toimivuuden, tietoturvan, analytiikan ja palvelun kehittämisen kannalta.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan säännöllisesti.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 5(1)(e), GDPR Art. 13(2)(a), GDPR Art. 14(2)(a)

9. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä (12, 13 ja 14 artikla)
  • saada pääsy omiin henkilötietoihinsa (15 artikla)
  • pyytää tietojen oikaisua (16 artikla)
  • pyytää tietojen poistamista tietyissä tilanteissa (17 artikla)
  • rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa (18 artikla)
  • vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa (21 artikla)
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa (20 artikla)
  • peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen (7 artikla)
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 artikla)

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen:

tuki@navicom.fi

Navicom Oy vastaa pyyntöihin tietosuojalainsäädännön edellyttämässä ajassa (12(3) artikla).

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimisto: tietosuoja.fi

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 77

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Navicom Oy ei käytä henkilötietoja sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

GDPR-viittaukset: GDPR Art. 13(2)(f), GDPR Art. 14(2)(g), GDPR Art. 22

12. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä Navicom Oy:hyn sähköpostitse.

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Tommi Mertsalmi

Sähköposti: tuki@navicom.fi

13. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka

Navicom Oy:n verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston toiminnan varmistamiseen, käyttökokemuksen parantamiseen, analytiikkaan ja markkinoinnin kehittämiseen.

Välttämättömät evästeet mahdollistavat verkkosivuston teknisen toiminnan. Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytetään vain soveltuvan oikeusperusteen mukaisesti, esimerkiksi käyttäjän suostumuksella.

Kävijä voi hallita evästeasetuksiaan verkkosivuston evästeasetusten tai selaimen asetusten kautta.

14. Henkilötietojen suojaaminen

Navicom Oy suojaa henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille henkilöille ja palveluntarjoajille, joilla on työtehtäviensä tai palvelun tuottamisen vuoksi tarve käsitellä tietoja.

Henkilötietojen suojaamisessa voidaan käyttää esimerkiksi käyttöoikeuksien hallintaa, salasanasuojausta, järjestelmien teknisiä suojauskeinoja, tietoturvakäytäntöjä ja muita henkilötietojen suojaamista tukevia menettelyjä.

15. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Navicom Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi palveluiden, verkkosivuston, käytettyjen järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta on saatavilla tällä verkkosivulla.

 

Tietoa evästeistä

Evästeet ovat pienikokoisia tekstiä sisältäviä tiedostoja, joita selain voi tallentaa kävijän laitteelle. Niiden avulla selain voidaan tunnistaa yksilöivästi.

Vieraillessasi Navicom.fi-sivustolla saat automaattisesti ilmoituksen, jonka kautta voit hyväksyä tai estää evästeiden käytön. Käytämme Navicom.fi-sivulla evästeitä parantaaksemme sivustomme käyttäjäkokemuksen parantamiseen, vierailijoiden analysointiin ja sisällön sekä mainosten räätälöimiseen. Evästeiden käytön voi estää myös erikseen selaimen asetuksista. Useimmissa selaimissa evästeet on oletuksena sallittu. Huomioi, että evästeiden esto saattaa vaikuttaa verkkosivun käyttökokemukseen.

Verkkopalvelussamme käytetään seuraavien palveluiden evästeitä:

  • Google Analytics
  • Google AdWords
  • Hubspot