Matkalasku ja ajopäiväkirja
Hyödynnä GPS-paikanninta työajojen automaattiseen keräämiseen ja siirtoon matkalaskulle
GPS-paikannin -> Ajopäiväkirja -> Matkalasku
Työ voi pitää sisällään asiakastapaamisia, messuja, koulutuksia ja työpisteiden välisiä ajoja. Jokainen kilometri saadaan korvattua nopeammin ja oikein. Tarvitset vain järjestelmän, joka tekee matkalaskujen luomisesta vaivatonta, nopeaa ja tarkkaa.
Luovu manuaalisesta matkalaskujen laatimisesta ja anna Navisystemin vapauttaa työntekijöiden aika tuottavaan työhön. Työntekijän henkilökohtainen ajoneuvopaikannin tallentaa automaattisesti kaikki ajot sähköiseen ajopäiväkirjaan.
Ota yhteyttä
Miksi kerätä kilometrit automaattisella ajopäiväkirjalla?
Nopeuttaa prosessia ja vähentää manuaalista työtä. Yrityksessänne ei enää kirjoiteta kilometrejä ja päivärahoja käsin.
Tehostaa taloushallinnon työtä. Raportit ovat vaatimusten mukaisia, ja matkalaskut on helppo maksaa kerättyjen tietojen pohjalta.
Parantaa työntekijöiden työviihtyvyyttä. Nopea ja selkeä korvausprosessi lisää tyytyväisyyttä ja motivoi liikkumaan tehokkaasti.
Ominaisuudet
Matkalasku. Työajojen helpposiirto matkalaskulle. Automaattinen päivärahalaskenta ja kulukorvausten lisäys yhdellä kertaa.
GPS-paikannin. Toimitamme asiakkaan tarpeisiin mukautuvan GPS-paikantimen. Lisäpalveluina kuljettajatunnistautuminen ja ajoneuvotyötilavalinta.
Kilometrikorvaukset. Kilometrimäärien automaattinen laskenta ja korvausten siirto suoraan matkalaskulle.
Kolme eri asennustapaa: tupakansytytinliitäntä, OBD-liitäntä tai kiinteä asennus.
Päästölaskenta. Matkustuksen hiilijalanjäljen laskenta reaaliaikaisesti ja CO2-päästöyhteenvedot
Ajoneuvokohtainen kuukausimaksu. Hintoihin sisältyvät paikannin, dataliittymä, asiakastuki ja palvelulisenssi.
Toimivuustakuu. Vaihdamme viallisen paikantimen uuteen veloituksetta.
Automaattinen ajopäiväkirja matkalaskun luomisen tukena
Navicomin matkalaskupalvelu hyödyntää GPS-paikanninta, joka tallentaa ajot automaattisesti sähköiseen ajopäiväkirjaan.
Ajopäiväkirjasta työajoiksi merkityt matkat voidaan siirtää suoraan matkalaskulle, jolloin myös päivärahat muodostuvat automaattisesti uudelle matkalaskupohjalle.
Näin se tarkalleen toimii:
Kiinnitä GPS-paikannin ajoneuvoon, joka koostaa ajopäiväkirjan automaattisesti kaikista ajoista ilman manuaalista kirjaamista.
Erottele työ- ja yksityisajot toisistaan joko ajon aikana tai jälkiikäteen.
Valitse ajoneuvo ja ajanjakso. Navisystem kokoaa automaattisesti kaikki ajotiedot yhteen näkymään. Voit suodattaa esiin pelkät työajot yhdellä klikkauksella.
Kilometrikorvaukset lasketaan automaattisesti. Verohallinnon määrittämät kilometrikorvaukset ja päivärahat lisätään oikeilla laskentaperusteilla
Täydennä matkalaskulle muita kuluja tarvittaessa, kuten majoitus-, pysäköinti-, matkakulut.
Hyväksy matkalasku sujuvasti – hyväksyjänä voi toimia työntekijä, esihenkilö tai palkanlaskenta..
Valmis matkalasku on heti jaettavissa PDF-muodossa esimerkiksi kirjanpitoon tai muille sidosryhmille
Valitse tarpeisiisi sopiva paikanninmalli
Navicom ajopäiväkirjapalvelu alkaa tallentamaan automaattisesti ajopäiväkirjaan tietoja, kun paikannin on kiinnitetty ajoneuvoon. Verottajan hyväksymä sähköinen ajopäiväkirjaraportti on koska tahansa nähtävillä omassa Navisystem-verkkosovelluksessasi.
Akun napoihin tai sulakerasiaan
Kun ajot ovat pääosin työajoja, paras valinta on akun plus- ja miinusnapoihin kiinnitettävä laitemalli. Se on huoleton ja luotettava ratkaisu jatkuvaan käyttöön.
Tupakansytytinliitäntään
Työ- ja yksityisajot erotellaan ajon aikana painikkeella. Soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa yksityisajoja on paljon tai paikannin halutaan irrottaa tilapäisesti.
Sulakerasiaan
Työ- ja yksityisajot erotellaan matkan aikana ajoneuvon hyttiin asennettavan painikkeen avulla. Hyvä valinta kun paikannin halutaan jatkuvaan virtaan.
Lue lisää ajopäiväkirjan pitämisestä blogistamme
Haluatko lukea lisää ajopäiväkirjan pitämisestä? Lue nämä artikkelit!
Parhaat käytännöt matkalaskuprosessiin
Hyvä matkalaskukäytäntö ei ole vain työkalusta kiinni. Prosessi vaatii myös selkeät säännöt ja ohjeet:
Määrittele hyväksytyt kulukategoriat (ajot, päivärahat, majoitus jne.)
Ohjeista selkeästi mitä kuitteja tarvitaan ja kuinka nopeasti lasku tehdään.
Käytä GPS-paikanninta ajojen automaattiseen tallentamiseen, jotta virheet vähenevät ja aikaa säästyy.
Mikäli ajoneuvolla ajetaan myös yksityisajoja, erottele ajot painikkeella jo ajon aikana. (ts. kun työajot on valmiiksi eroteltuna ajopäiväkirjalle, korvattavien kilometrien siirtäminen matkalaskulle käy huomattavasti nopeammin ja virheettömämmin)
Vähemmän kirjaamista, enemmän kontrollia
Unohda manuaalinen kirjaaminen. Navisystem kerää ajot, laskee korvaukset ja muodostaa matkalaskut puolestasi – valmiina hyväksyttäväksi ja lähetettäväksi.
Usein kysyt kysymykset
Voiko matkalaskut yhdistää ajoneuvoseurantaan?
Kyllä. Navisystemissä GPS-paikannin kerää ajotiedot automaattisesti, ja työajot voidaan hyödyntää matkalaskun pohjana ilman erillistä manuaalista kirjaamista.
Mitkä ovat matkalaskun pakolliset tiedot verottajalle?
Matkalaskulle tarvitaan yleensä tiedot matkan ajankohdasta, tarkoituksesta, kohteesta, kilometreistä sekä mahdollisista kuluista ja kuiteista. Navisystem auttaa kokoamaan nämä tiedot selkeäksi matkalaskuksi.
Voiko verovapaita korvauksia maksaa ilman matkalaskua?
Ei suositella. Verovapaiden korvausten maksaminen edellyttää asianmukaista dokumentaatiota, eli matkalaskua. Ilman sitä korvaukset voidaan tulkita veronalaiseksi tuloksi.
Kuinka vaivatonta käyttöönotto ja integraatio on?
Käyttöönotto on kevyt, jos ajoneuvoseuranta on jo käytössä. Tarvittaessa matkalaskuja voidaan siirtää eteenpäin myös Visma M2 -rajapinnan kautta.
Miten palvelu auttaa vähentämään väärinkäytöksiä ja inhimillisiä virheitä?
Kun ajotiedot perustuvat GPS-paikantimen keräämään dataan, kilometrejä ei tarvitse arvioida käsin. Tämä vähentää virheitä, helpottaa kulujen erottelua ja tekee matkalaskujen tarkastamisesta luotettavampaa.
Pitääkö matkalasku säilyttää ja kuinka pitkään?
Kyllä. Matkalaskut ja niihin liittyvät kuitit tulee säilyttää kirjanpitolain mukaisesti, yleensä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jota ne koskevat. Navisystemissa tiedot ja liitteet säilyvät sähköisesti samassa paikassa.
Katso myös
Ajoneuvoseuranta
Autoon asennettava GPS-paikannin tallentaa ja lähettää kaikki ajot Navisystem-verkkopalveluun. Reaaliaikainen seuranta ja sähköiset ajopäiväkirjat.
GPS-ajoseurantalaitteet
GPS-seurantalaite on luotettavin tapa seurata yrityksesi autojen liikkeitä. Laaja paikanninvalikoimamme takaa erinomaisen hinta-laatusuhteen erilaisiin käyttötarkoituksiin.